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教您让视频会议发挥最大价值的方法
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  众所周知,会议是企业中不可或缺的一部分,国内企业开会的频率比较高,由于开会的确能够议定与解决很多的问题,所以,开会成为很多上班族日程必不可少的工作之一。但是,开会频率虽然非常高,但和实际想要的效果还是存在一定差距,有时会出现领导在台上侃侃而谈,下面的同事却出现不集中注意力等现象。这就是大家需要解决的问题,今天大家来教您让视频会议发挥最大价值的方法。

  1、第一,需要大家建立清晰的会议条理:明确大家的开会目的,是为了想解决企业的相关问题,但有时在实际操作中却事与愿违。远程视频会议的架构、功能与操作,都为此做好了铺垫。在远程视频会议平台上,会议召集人能够预先上传会议资料到“云端”,并在会议进行中随时调用,充足的准备使会议条理更加清晰,议题更明确,与会者更容易就有关议题发表独到见解,更易达成共识、生成决策,较实际会议更易管理。

  2、 选择适用的开会方式:在政府及企事业单位的日常工作中,开会频率是非常高的,有些重要会议的规模也会很大,不但耗时多,也占用大量精力财力去准备。事实上,有超过90%的会议是能用“视频会议”方式取代的。现在,基于互联网的发展和支撑,远程视频会议可以提供最便捷的远程会议,革新会议模式,从根本上使“高效开会”成为习惯。

  3、 合理分配会议权限:实地会议中,会议管理权限经常会因特殊情况发生转移,发言时长不易控制,容易变成“少数人的会议”或“报告会议”。但是,在视频会议中,因为会议权限有严格限制及合理分配,就能避免发生这种情况。视频会议系统能由会议管理员对所有参会人员发送会议邀请,让参会人账号、密码登录相应会议室。管理员可以更权威的角色引导会议进展,让会议在规定时间内达成既定目标。

  4、 会议成本得到有效控制:远程视频会议最能体现会议的“成本效益”原则。不论是节省差旅费用、会场租用费、办公用品费等实际支出,也在“会议价值最大化”上表现突出。在远程视频会议平台上召开视频会议,费用预算是很低的。

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